Conditions

Les programmes

Les programmes détaillés sont disponibles sur notre site internet www.sejourscolaire.be. Ils comprennent la structure complète d'un séjour : la pension complète (tous les repas du repas du soir du premier jour au lunch du dernier jour, sauf indication contraire), toutes les excursions, les droits d'entrée, les guides et accompagnateurs pour les excursions, la location de matériel si nécessaire, les activités sont adaptées aux possibilités des partenaires extérieurs (horaires de fermeture, occupation, etc.). Les transports nécessaires au programme seront proposés sur demande et moyennant un supplément. Les personnes qui choisissent un programme standard n'ont pas à se préoccuper de l'hébergement ou des excursions, mais ne peuvent pas non plus changer de programme. Dès que les excursions sont réservées, vous recevez un programme détaillé. À partir de ce moment-là, rien ne peut être modifié.

Toute modification du programme standard ne peut être demandée que par écrit au moment de la réservation et après consultation de l'asbl Vlaamse Jeugdherbergen. Une augmentation de prix de 3% par forfait sera facturée. Bien entendu, vous pouvez toujours supprimer des activités de nos programmes. Le prix sera alors également adapté. Contactez-nous pour plus d'informations.

La réservation

• La réservation doit toujours être confirmée par la signature du formulaire de réservation qui vous est envoyé via un lien. Dès que nous recevons ce formulaire signé, la réservation de l'hébergement et des repas est fixée. Nous vous contacterons pour d'autres arrangements dès que les prix pour la période en question seront connus.

• Pour chaque tranche de 20 participants, nous offrons 1 participant gratuit. Pour l'enseignement spécialisé, nous offrons 1 participant gratuit par tranche de 10 participants.

• Une fois votre inscription confirmée, vous (maximum 2 enseignants) pouvez aller à la rencontre de l'AJ. Vous pouvez demander un bon à cet effet par email sejourscolaire [at] vjh.be. Après avoir pris rendez-vous avec quelqu'un du personel, vous pouvez passer une nuit dans l'auberge de jeunesse. Vous aurez ainsi l'occasion de découvrir l'auberge de jeunesse, les responsables, l'environnement et l'hébergement.

• Prix valables à partir de 35 personnes. Pour moins de 35 participants : prix sur demande.

• Pour les réservations effectuées moins de 8 semaines avant le départ, nous ne pouvons garantir ni le programme ni le prix.

• Si une personne participe partiellement à un séjour, elle règle les frais de l'auberge de jeunesse avec le gestionnaire de l'auberge de jeunesse au moment de son départ. Le coût des sorties sera réglé sur la facture finale.

• Veuillez communiquer le nombre exact de participants et toute restriction alimentaire au moins deux semaines avant l'arrivée. Une communication tardive de ces détails peut entraîner l'impossibilité de proposer les ajustements demandés pour les repas.

• Les draps sont inclus dans le prix, chacun fait son propre lit.

• Chaque groupe d'élèves est accompagné par au moins un enseignant pour toutes les activités.

• Au moins un enseignant dort à chaque étage de l'auberge où logent les élèves.

• Tous les prix sont susceptibles d'être modifiés en raison de circonstances imprévues indépendantes de notre volonté. Les prix indiqués dans le contrat sont contraignants.

Paiements

Dès réception du formulaire de réservation signé, nous vous enverrons une facture pour les frais de format du dossier de 400 euros. L'acompte de 75 % doit être payé 2 mois avant l'arrivée, pour lequel vous recevrez une facture. Après le séjour, vous recevrez une facture finale. VEUILLEZ NOTER : les données de facturation figurant sur le formulaire de confirmation sont-elles correctes ? Si elles doivent être modifiées après l'établissement de la facture, nous facturons des frais administratifs de 20 euros.

Garantie

Les frais de format du dossier sont considérés comme un acompte. Si tout est en ordre au moment du départ, ce montant sera intégralement déduit de la facture finale.

Les conditions d'annulation

Les annulations doivent toujours être faites par écrit, soit par lettre, soit par e-mail. Pour les annulations par lettre, le cachet de la poste fait foi. Si un paiement anticipé a été effectué au-delà des frais d'annulation, le montant excédentaire sera remboursé. Dans ce cas, tous les frais de transaction sont à la charge du bénéficiaire. Les remboursements se font uniquement par virement bancaire.

Frais d'annulation

Quelle que soit la raison de l'annulation, les frais suivants seront facturés:

• annulation plus de 100 jours avant l'arrivée : 400 euros de frais de format du dossier
• annulation entre 60 et 100 jours avant l'arrivée : 25% du séjour (*)
• annulation entre 30 et 59 jours avant l'arrivée : 50% du séjour (*)
• annulation entre 29 et 7 jours avant l'arrivée : 75% du coût total (**)
• annulation moins de 7 jours avant l'arrivée : 100% du coût total (**)

(*) Toutes les nuitées, avec un minimum de 400,00 euros - pour tous les autres services (entrées, guides touristiques, transport, etc. ...) nous devons toujours facturer tous les frais qui nous sont demandés par les entreprises concernées.

(**) Toutes les nuitées et tous les repas commandés, avec un minimum de 400,00 € - pour toutes les autres prestations (entrées, guides touristiques, transports, etc. ...), nous devons toujours facturer tous les frais qui nous sont demandés par les entreprises concernées.

Réduction du nombre de participants

• Une réduction du nombre de personnes doit toujours être communiquée par écrit.
• En cas de réduction de plus de 10 % du nombre de personnes réservé, les conditions et frais d'annulation normaux s'appliqueront.
• Les frais d'annulation sont obligatoires quelle que soit la raison de l'annulation.

La confidentialité

Nous prenons la protection de la vie privée très au sérieux et veillons à ne collecter que les données dont nous avons besoin pour traiter correctement une demande, une réservation ou une adhésion, ou pour optimiser le contenu du site web www.sejourscolaire.be. Aucune donnée n'est transmise à des tiers sans consentement explicite. Lire l'intégralité de notre Politique de confidentialité et cookies